ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT PARTNEREK RÉSZÉRE
Jelen szabályzat, az ALUKÖNIGSTAHL KFT (székhelye: 1047 Budapest, Baross u. 91-97.; cégjegyzékszáma: 01-09-074395, képviseli: Oberhuber Monika, Ádám István, Basa Roland és Ing. Christian Krenn) (továbbiakban: Adatkezelő) a KÖNIG cégcsoport tagja által megvalósított egyes személyes adatok kezelését és feldolgozását szabályozza az alábbiak szerint.
Bevezető
Jelen Szabályzatot az Adatkezelő magára nézve kötelezőnek ismeri el, továbbá kötelezettséget vállal arra, hogy a személyes adatok kezelését mindenkor a hatályos jogszabályi előírások és a jelen Szabályzatban meghatározottak szerint végzi. Jelen Szabályzat az Adatkezelő által bármikor egyoldalúan módosítható és/vagy visszavonható, az Érintettek egyidejű tájékoztatásával. A tájékoztatás a honlapon történő közzététellel, illetve a változás jellegétől függően az érintettek közvetlen értesítésével valósul meg. Amennyiben a jelen Szabályzattal, vagy az adatkezeléssel kapcsolatban bármilyen kérdése vagy észrevétele lenne, kérjük jelezze az alábbi elérhetőségek bármelyikén: adatvedelem@alukoenigstahl.hu e-mail címen vagy az Adatkezelő 1047 Budapest, Baross u. 91-97. szám alatti postacímén.
I. A Szabályzat hatálya
1. Személyi hatály: jelen Szabályzat kiterjed az Adatkezelő által az alábbi természetes személyek vonatkozásában megvalósított adatkezelésekre (a továbbiakban összefoglalóan: Érintett):
- az Adatkezelőhöz munkaviszony létrehozása érdekében önéletrajzot benyújtott személyek (a továbbiakban: Pályázó)
- az Adatkezelő természetes személy szerződéses partnerei, ideértve az egyéni vállalkozókat is (a továbbiakban: Szerződéses Partner)
- az Adatkezelő nem természetes személy szerződéses partnerei által meghatározott kontaktszemélyek és egyéb kapcsolattartók (a továbbiakban együtt: Kapcsolattartó)
- az Adatkezelő nem szerződéses, ún. szakmai partnerei - különös tekintettel azokra az Adatkezelő honlapjára látogató építészekre, szaktervezőkre, befektetőkre, generálkivitelezőkre, továbbá diákokra, stb… - akik az Adatkezelő által forgalmazott rendszerekre és termékekre vonatkozó műszaki paraméterekről a honlapon keresztül tájékozódnak (a továbbiakban Piaci szereplők)
- továbbá egyéb természetes személyek, egyedi esetek mentén.
A nem az Érintettől származó személyes adat esetében az adatközlő felelőssége az Érintett hozzájárulásának beszerzése Adatkezelővel történt közölést megelőzően.
2. Időbeli hatály: Jelen Szabályzat 2018.07.01-én lép hatályba és visszavonásig/módosításig marad hatályban. Jelen Szabályzat a hatálybalépéskor már folyamatban lévő adatkezelések is alkalmazandó.
3. Területi hatály: jelen Szabályzat hatálya az Adatkezelő által bármely (földrajzi) területen megvalósított adatkezelésre kiterjed.
4. Tárgyi hatály: jelen Szabályzat az Érintettek vonatkozásában az Adatkezelő által megvalósított adatkezeléseket szabályozza, meghatározva azok célját és jogalapját, az alkalmazott eszközöket és módokat, továbbá a bevezetett biztonsági intézkedéseket.
II. Alapfogalmak
- Személyes adat: azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személyre, azaz Érintettre vonatkozó bármely információ;
Az Alukönigstahl Kft által különösen, de nem kizárólagosan kezelt adatok részletezése:
- „törzsadatok”, pl. beosztás, név, kapcsolattartási adatok (telefonszám, e-mail-cím), születési dátum és hely, állampolgárság;
- „azonosítási adatok”, pl. mintaaláírás, bejelentkezési adatok webes szolgáltatásokhoz;
- nyilvános nyilvántartásokból származó adatok (pl. cégjegyzék);
- üzleti tranzakciókkal összefüggő adatok (pl. megrendelésszám, nyitott tételek);
- dokumentációs célokat szolgáló adatok, pl. tanácsadási jegyzőkönyvek;
- a pénzügyi helyzetre vonatkozó adatok, pl. hitelképesség;
- képi és hangadatok pl. videofelvételek és rögzített telefonbeszélgetések;
- az elektronikus kapcsolatfelvételhez kötődő információk (pl. e-mailen, weboldalon, intraneten keresztül), pl. IP-cím, adott esetben felhasználói név, a hozzáférés és a műszaki tranzakciós adatok dátuma és időpontja; e-mail-küldés esetén: a küldő és címzett e-mail-címe, IP-címe és állomásneve, a címzettek száma, a tárgy, a szerveren keresztüli beérkezés dátuma és időpontja, a mellékelt fájlok neve, az üzenet mérete, kockázati besorolása (spam)…
- marketing- és eladási adatok;
- a jogi szabályozásnak való megfelelésből adódó követelményekkel kapcsolatos adatok.
- Személyes adat különleges kategóriái: faji/etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok. Az Adatkezelő fő szabály szerint különleges adatot (pl. egészségügyi adatot) az Érintett vonatkozásában nem kezel. Különleges adat kezelése kizárólag kifejezett előzetes hozzájárulás vagy jogszabályi felhatalmazás alapján kerülhet sor.
- Érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló, valamint egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az Érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
- Adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így különösen a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
- Adatkezelő: az ALUKÖNIGSTAHL KFT (székhelye: 1047 Budapest, Baross u. 91-97.; cégjegyzékszáma: 01-09-074395, képviseli: Oberhuber Monika és Ádám István ügyvezetők; elérhetőségek: office@alukoenigstahl.hu, tel.: +36 1 434 4000).;
- Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az Adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
- Harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az Érintettel, az Adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az Adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.
A jelen Szabályzatban alkalmazott többi fogalom megfelel a hatályos jogszabályi előírások – így különösen: az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet – a továbbiakban: GDPR) és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) – által meghatározott fogalmaknak. Adatkezelő az általa alkalmazott adatkezelések során a mindenkor hatályos jogszabályi előírások maradéktalan betartásával jár el.
III. Alapelvek
Az Adatkezelő az Érintett adatai kezelése során a következő alapelvek maradéktalan figyelembevételével jár el:
- Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság: az adatok kezelése során az Adatkezelő törekszik a jogszerűségre és tisztességre, valamint arra, hogy az adatkezelés az Érintett számára átlátható módon történjen;
- Célhoz kötöttség: az Adatkezelő törekszik arra, hogy az adatok gyűjtése meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, továbbá az adatkezelés nem történhet ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon;
- Adattakarékosság: az Adatkezelő törekszik arra, hogy minden adat az adatkezelés célja szempontjából megfelelő és releváns legyen, valamint a szükségesre korlátozódjon;
- Pontosság: az Adatkezelő törekszik arra, hogy az adatok pontosak és szükség esetén naprakészek legyenek;
- Korlátozott tárolhatóság: az Adatkezelő törekszik arra, hogy az adatok tárolása olyan formában történjen, amely az Érintettek azonosítását csak a személyes adatkezelés céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé;
- Integritás és bizalmas jelleg: az Adatkezelő törekszik arra, hogy az adatkezelés során megfelelő technikai vagy szervezeti intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, ideértve az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, valamint megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is;
- Elszámoltathatóság: az Adatkezelő felelős a fenti alapelveknek való megfelelésért, továbbá törekszik ennek folyamatos igazolására.
Az Adatkezelő az eljárásrendjét a fentieknek megfelelően alakította ki, azt folyamatosan felülvizsgálja és szükség szerint módosítja. Az Adatkezelő az adatkezelés során biztosítja a beépített és alapértelmezett adatvédelmet.
IV. Az adatkezelés céljai:
- üzleti kapcsolatok kiépítése és lebonyolítása; - teljesítések elszámolása;
- a Partner által küldött, tájékoztatásokra vagy panaszokra és szolgáltatási kérdésekre adott válasz; a Partnerről vezetett információink helyességének ellenőrzése;
- a telefonálók adatainak feljegyzése dokumentációs célokból (pl. panaszkezelés);
- megfelelőségi ellenőrzések és vizsgálatok elvégzése; megfelelés a törvényi és szabályozási kötelezettségeinknek;
- rendezvények szervezése és meghívás azokra; önkéntes közvélemény-kutatások és nyereményjátékok lefolytatása;
- weboldalunk üzemeltetése, kezelése, elemzése és fejlesztése; webes és más szolgáltatások nyújtása;
- informatikai felhasználói támogatás és karbantartási szolgáltatások; a hálózati és adatbiztonság biztosítása
- belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével kapcsolatos feladatok ellátása a Panasztörvény (2023. évi XXV, törvény) rendelkezései szerint
Egyes adatkezelési célok:
IV.1. Önéletrajzok kezelése
Az adatkezelés jogalapja: az önéletrajzok kezelésére az Érintett hozzájárulásával kerül sor. A beküldött önéletrajzok tekintetében az adatkezelésre az alábbi előírások vonatkoznak; az adatok kezelésére kizárólag abból a célból kerül sor, hogy a Pályázó jelentkezése, önkéntes adatközlése alapján, a jövőbeli elhelyezkedésével, munkavállalásával kapcsolatban az Adatkezelő támogatást, tanácsot nyújtson, továbbá, hogy a megjelölt pozíciókra a Pályázó foglalkoztatásának lehetőségét megvizsgálja, őt állásinterjúra behívja és meghallgassa. Ezen kívül, amennyiben munkaviszony nem létesül, a Pályázó esetleges jövőbeli foglalkoztatása, újabb állásajánlatokkal történő megkeresése érdekében sor kerül az önéletrajz tárolására is, az önéletrajz beküldésétől számított egy évig (adatkezelés időtartama). Ezt követően az önéletrajz törlésre/megsemmisítésre kerül. A hozzájárulás visszavonása esetén az önéletrajz törlésre/megsemmisítésre kerül.
Adattovábbításra nem kerül sor. A Pályázók adataihoz kizárólag az ügyvezetők, illetve annak a területnek a vezetője férhet hozzá, amely területre a Pályázó pályázik.
Kezelt adatok köre: önéletrajz szerint. A hozzájárulás elmaradásának lehetséges jogkövetkezményei: az Adatkezelő a hozzájárulás hiányában a Pályázót alkalmazni nem tudja, tekintettel arra, hogy önéletrajz hiányában nem tud megalapozott döntést hozni az alkalmazást illetően.
IV.2. Érintettekkel kötött szerződések, kötelmek teljesítése
Adatkezelő az Érintettekkel többféle szerződést köthet, melyek megkötése és teljesítése mindkét fél érdekét szolgálja. Jelen fejezet nem vonatkozik a Pályázókkal megkötésre kerülő munkaszerződésekre, melyre külön szabályzat vonatkozik.
Adatkezelő szokásosan az alábbi típusú szerződéseket köti magánszemélyekkel/egyéni vállalkozókkal (a teljesség igénye nélkül), ideértve az egyoldalú kötelezettségvállalásokat és egyéb, kötelemkeletkeztető jognyilatkozatokat is:
- keretmegállapodás a szállítás és értékesítés általános feltételeiről
- megbízási szerződés
- vállalkozási szerződés
- adás-vételi szerződés konkrét eszközvásárlásra
- megállapodás átadott dokumentumok felhasználásáról
- nyilatkozat kötelezettségvállalásról, etc.
Szerződéskötés/kötelem keletkezés esetén az adatkezelés célja az adott szerződés/kötelem (azaz az abban meghatározott és abból származtatható jogok és kötelezettségek) teljesítése a Felek részéről. A megkötött szerződés/kötelem teljesítésével kapcsolatos főbb adatkezelési alcélok:
- szerződés megkötése/kötelem létrehozása, módosítása, megszüntetése: az Érintett egyes alapadatai szükségesek a jogviszony létrehozásához, módosításához, megszüntetéséhez (pl. teljes neve, lakcíme, anyja neve, születési hely- és idő, személyi igazolvány száma, egyéni vállalkozók esetén ezen kívül a székhelye, adóazonosító jele, bankszámlaszáma, egyéni vállalkozói igazolvány száma, kontaktadatok – a továbbiakban: Alapadatok);
- hatósági bejelentések: bizonyos típusú kötelmek létrejöttét jogszabály alapján kötelezően be kell jelenteni hatóságok részére (pl. NAV). Ennek érdekében további adatok lehetnek szükségesek, melyeket jogszabály ír elő. Ilyen adatok például: bizonyítványok száma, adószám, TAJ szám;
- díjazás megállapítása és kifizetése, közterhek megfizetése, közzététel:
- Adatkezelő kezeli az Érintettnek a szerződéses díj megállapítása, megfizetése és a kapcsolódó közterhek megfizetése érdekében szükséges adatait. Ide tartozik különösen: díjazás összege, közterhek összege, teljesítési igazolás, az Érintett bankszámlaszáma, adószáma.
- Bizonyos adókedvezmények (pl. adóelőleg) igénybevételéhez az Adatkezelő köteles további adatokat is bekérni és kezelni, szintén jogszabályi felhatalmazás alapján. Ilyen például az adóelőleg-nyilatkozatban a NAV által meghatározott adatok köre;
- Költségelszámolások kezelése: az Érintett tevékenységéhez kapcsolódóan a vonatkozó szerződésben meghatározottak szerint jogosult lehet költségelszámolásra és költségtérítésre. Adatkezelő ezzel kapcsolatban nyilvántartja a felmerült költség jellegét és jogcímét, bekérheti a költség alapjául szolgáló számviteli bizonylatokat;
- Érintett oktatása: bizonyos szerződések teljesítéséhez szükséges lehet az Érintett személyes vagy elektronikus oktatása. Ennek kapcsán az Érintett nevén kívül a vizsgaeredményt tartja nyilván az Adatkezelő;
- Fénykép- és/vagy videofelvétel készítése: az Érintett tevékenységét – az Érintettel kötött általános vagy kifejezetten erre a célra kötött szerződésben megadott hozzájárulás alapján – az Adatkezelő fényképfelvétel vagy videofelvétel útján rögzítheti és azt a szerződésben meghatározottak szerint felhasználhatja;
Az adatkezelés jogalapja a szerződés létrehozása, teljesítése és megszüntetése.
Az adatkezelés időtartama: az adatokat az Adatkezelő a cél eléréséhez szükséges lehető legrövidebb ideig kezeli, de nem tovább, mint a szerződés megszűnése kivéve, ha jogszabály az adat hosszabb időn keresztül történő megőrzését írja elő (mely esetben a kötelező megőrzési idő lejártáig kerül sor az adat kezelésére), vagy az Adatkezelő más, megfelelő jogalappal rendelkezik az adat megőrzésére (mely esetben az eltérő jogalap/cél megvalósulásáig kerül sor az adat kezelésére, például igényérvényesítés esetén). A jogalap és/vagy cél változásáról az Érintett értesítést kap.
Adattovábbítás: bizonyos szerződéseknél vagy kötelmeknél sor kerülhet személyes adat továbbítására harmadik személy részére. Az Adatkezelő a kifizetett díjakat a KÖNIG cégcsoport vállalatai részére hozzáférhetővé teszi annak érdekében, hogy a jövőbeli tervezés lehetővé váljon. Az átadás során kizárólag az arra illetékes személyek férhetnek hozzá az adatokhoz, így különösen a jogi, marketing és pénzügyi osztályok munkavállalói. Az Adatkezelő megfelelő garanciákkal és egyéb intézkedésekkel gondoskodik az átadásra került adatok biztonságáról (ld. az V. fejezetet is).
IV.3. Az Adatkezelő által folytatott ellenőrzések – beléptetés, kamerás megfigyelés
Az Adatkezelő az Érintettnek az Adatkezelő székhelyén (1047 Budapest, Baross u. 91-97.) megvalósított tevékenységét bizonyos esetekben jogosult ellenőrizni, így különösen a belépéskor azonosítást kérni és a területre belépőket kamerával megfigyelni. Az alkalmazott módszerek az Adatkezelő egyes jogos érdekeit védik (például: vagyonvédelem, üzleti titok védelme stb.). Az ellenőrzés a IV.3 pontokban meghatározottak szerint történik.
Az adatkezelés jogalapja a jelen pontban meghatározott adatkezelési célok tekintetében az Érintett hozzájárulása, mely adott esetben cselekedetben is megnyilvánulhat (pl. a kamerás megfigyelésre történő figyelmeztetés ellenére az Adatkezelő területére történő belépés, a belépőkártya átvétele, a riasztórendszer használata). A hozzájárulás megtagadásának jogkövetkezményei: az Érintett a hozzájárulás megtagadása esetén az Adatkezelő székhelyére nem tud belépni. Az ellenőrzés kizárólag olyan formában valósulhat meg, amely megfelel a mindenkor hatályos jogszabályokban foglalt rendelkezéseknek (különös tekintettel a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. törvényre) és a személyiségi jogok védelmének és tiszteletben tartásának, így a személyes adatok védelméhez való jognak is. Adattovábbításra a jelen fejezetben kezelt adatok vonatkozásában nem kerül sor.
Az Adatkezelőnél alkalmazott egyes ellenőrzési módokra a következő előírások vonatkoznak:
IV.3.A. Kamerás megfigyelés
Az Adatkezelő a 1047 Budapest, Baross u. 91-97. szám alatti székhelyén található ún. K” központi, valamint „A” irodai és raktár épületeiben, továbbá a „B” iroda és raktárépületekben kamerás megfigyelés történik a vagyonvédelem és a biztonság ellenőrzése érdekében.
Az Adatkezelővel szerződéses kapcsolatban álló vagyonvédelmi szolgáltatást nyújtó Profil-Véd Kft (1105 Budapest, Halom u. 36., cg.: 01-09-863891, képviseli Amtman Péter) vagyonőrei a kamera felvételeivel kapcsolatban kizárólag betekintési jogosultsággal rendelkeznek, az adatkezelést az Adatkezelő Alukönigstahl Kft végzi. Az Adatkezelő ellenőrzési területén belüli kamerás megfigyelés vonatkozásában, az Adatkezelő irodahelyiségeiben a belépési pontokon, továbbá a raktárépületek területén az áru fel- és lepakolásának helyszínein vannak kamerák elhelyezve, egyéb helyiségek megfigyelésére nem kerül sor. A raktárhelyiségek külső oldala mentén vagyonvédelmi célból további kamerák vannak elhelyezve. A kamerás megfigyelés célja kizárólag vagyonvédelmi és biztonságtechnikai a lent írtak szerint.
Az adatkezelés célja:
- a székhely területére engedély nélkül belépők azonosítása, a belépés tényének rögzítése, az illetéktelenül a területen tartózkodók tevékenységének dokumentálása
- az esetlegesen előforduló munkahelyi- és egyéb balesetek körülményeinek vizsgálata, - vagyonvédelem, bűncselekmények megelőzése és dokumentálása.
Amennyiben a rögzített felvételekkel kapcsolatosan bűncselekmény, illetve egyéb jogellenes cselekmény gyanúja merül fel, az Adatkezelő továbbíthatja a felvételeket az épület biztonsági szolgálatának, illetve az illetékes nyomozóhatóságnak, különösen a Rendőrség és a Vám- és Pénzügyőrség illetékes szerveinek.
A felvételek ellenőrzésére az Adatkezelő ügyvezetője, azok adathordozóra történő mentésére kizárólag az ügyvezető által utasított személy jogosult. Az elmentett felvételek tárolása a székhely zárt szerverszobájában történik. Az adatkezelés során az adathordozót az Adatkezelő biztonságosan kezeli, nem hozza nyilvánosságra, védi az illetéktelenek általi hozzáféréstől, védi a sokszorosítástól, megváltoztatástól, véletlen megsemmisüléstől, továbbá az adatrögzítés céljától eltérő célra az Adatkezelő a felvételeket nem használja fel. Kamerák kizárólag jól láthatóan, olyan helyre kerülnek elhelyezésre, ahol az adatrögzítés céljának eléréséhez feltétlenül szükséges, így nem kerül kamera olyan helyiségbe, ahol az az emberi méltóságot sértheti (pl.: öltöző, illemhely, mosdó, pihenőszoba, stb.) A felvételek tárolási időtartama 3 munkanap, amennyiben a felvételek nem kerülnek felhasználásra valamilyen esemény miatt. Felhasználás esetén a felvételek tárolása a cél eléréséhez szükséges lehető legrövidebb időtartamon keresztül történik, ezt követően a felvételek megsemmisítésre kerülnek.
IV.3.B. Mágneskártyás beléptető rendszer
Az Adatkezelő székhelye területén használatos mágneskártyás beléptető rendszer a kártyával rendelkező és azt használó (nem munkavállaló) Érintett egyes személyes adatait a használat alkalmával rögzíti (név, időpont, ajtó).
A beléptető rendszer használata és az adatkezelés célja biztonságtechnikai az alábbiak szerint:
- a székhely területére belépők azonosítása, a belépés tényének rögzítése, az illetéktelenül a székhely területén tartózkodók mozgásának dokumentálása;
- vagyonvédelem, bűncselekmények megelőzése és dokumentálása.
A belépési napló vezetésére az ügyvezető által kijelölt személy, ellenőrzésére az ügyvezető jogosult. Az elmentett belépési adatok tárolása a székhely zárt szerverszobájában történik. A belépési tevékenységek tárolási időtartama 6 hónap, amennyiben azok nem kerülnek felhasználásra valamilyen esemény miatt. Felhasználás esetén az adatok tárolása a cél eléréséhez szükséges lehető legrövidebb időtartamon keresztül történik, ezt követően az adatok megsemmisítésre kerülnek.
IV.3.C. Riasztórendszer
A vállalati helyiségekben kiépített riasztórendszer szintén biztonságtechnikai céllal kerül alkalmazásra. Az azt beüzemelő és kikapcsoló Érintett, illetve azt kezelni jogosult egyéb személyek egyes személyes adatai (név, beazonosítható kód) rögzítésre kerülnek, az azonosítás megkönnyítése érdekében.
A riasztási tevékenységek tárolási időtartama 1 év, amennyiben azok nem kerülnek felhasználásra valamilyen esemény miatt. Felhasználás esetén az adatok tárolása a cél eléréséhez szükséges lehető legrövidebb időtartamon keresztül történik, ezt követően az adatok megsemmisítésre kerülnek.
IV.4. Honlap használat, cookie-k
A
www.alukoenigstahl.hu honlap az Adatkezelő tulajdonát képezi. A honlap használatára, valamint az alkalmazott sütikre (cookies) vonatkozó feltételek (a továbbiakban: Használati Feltételek) a honlap használati szabályzatban érhetők el, kérjük ezt is figyelmesen olvassa el, mivel a jelen Szabályzatot kiegészítik. A honlap nyilvános, bárki számára elérhető felület.
A honlap valamennyi felhasználójára vonatkozó feltételek: a Honlap használata során bizonyos adatok, így a böngésző által továbbított információk (IP-cím, sütik, a hivatkozó weboldal, dátum és időpont, a megtekintett tartalom) elmentésre kerülnek. Az ilyen adatokat kizárólag a honlap használatára (ideértve a karbantartási célokat, pl. a támadások megakadályozását, honlap továbbfejlesztését) és/vagy statisztikai célokra használja fel az Adatkezelő. A honlap használ sütiket (cookies) is a Használati Feltételekben leírtak szerint. A sütik használatának célja a webhely hatékonyabb működése, a használó berendezésének felismerése, a webhely üzemeltetője számára üzemelési információk szolgáltatása. Az Érintett bármikor letilthatja és törölheti a sütiket a böngészője beállításaiban. Ezt követően azonban előfordulhat, hogy a honlap bizonyos funkciói csak korlátozottan lesznek elérhetőek.
Az adatkezelés jogalapja az Érintett hozzájárulása.
Az adatkezelés időtartama: a regisztrált adatokat a regisztráció törléséig kezeljük.
Adattovábbítás: az Érintettről gyűjtött adatok a KÖNIG cégcsoport tagjai számára megismerhetővé válhatnak. A KÖNIG cégcsoport kizárólag abban az esetben továbbít személyes adatokat a cégcsoporton kívüli harmadik személyek felé, ha ehhez az Érintett kifejezetten hozzájárult, ha erre szükség van az Érintett által használni kívánt szolgáltatások biztosításához, vagy ha az ilyen adattovábbítás a vonatkozó jogszabályok alapján egyéb okból jogszerű. A KÖNIG cégcsoport megfelelő védelmet biztosít az Európai Unión belülre és kívülre (pl. az Amerikai Egyesült Államokba) továbbított személyes adatok számára is, függetlenül attól, hogy azok feldolgozását a KÖNIG cégcsoport egyéb tagjai vagy szerződött alvállalkozói végzik.
A hozzájárulás megtagadásának jogkövetkezményei: a honlap funkcionalitásának és hozzáférhetőségének csökkenése.
IV.5. Nem magánszeméllyel megkötött szerződések esetén a kapcsolattartói adatok kezelése
Az Adatkezelő az általa megkötött szerződések teljesítése érdekében a (nem természetes személy) szerződő partner munkavállalói és egyéb megbízottai egyes személyes adatait jogosult kezelni.
Az adatkezelés célja: szerződött partnerrel való kapcsolattartás, szerződés teljesítése érdekében szükséges jognyilatkozatok megtétele, egyéb cselekedetek megvalósítása (pl. kiszállítás, reklamáció kezelés, átadás-átvételi eljárás, stb.).
Az adatkezelés jogalapja: a szerződött feleknek a szerződés teljesíthetőségéhez fűződő jogos érdeke.
Kezelt adatok köre: név, munkahely neve és címe, beosztás, e-mail cím, telefonszám (céges), telefax szám (céges), születésnap.
Adatkezelés időtartama: az adatkezelésre a szerződés hatálya alatt kerül sor. A szerződés megszűnését követően az adat törlésre kerül, kivéve, ha az adat a szerződés törzsszövegében került feltüntetésre, mely esetben az adatot az Adatkezelő a hatályos jogszabályi előírások által előírt ideig kezeli (pl. általános elévülési idő, adójogi elévülési idő). Az Érintett tiltakozása esetén az adatkezelés – amennyiben a tiltakozás jogszerű volt – az Adatkezelő által megszüntetésre kerül.
Adattovábbítás: Adatkezelő jogosult ezen adatokat a munkavállalói/megbízottai számára hozzáférhető adatbázisokban tárolni és a szerződés teljesítése érdekében használni. A fenti eseteken túlmenően jogszabályi előírás alapján az adat hatóság részére történő továbbítására is sor kerülhet.
IV.6 Belső visszaélés-bejelentési rendszer eljárásával kapcsolatos személyes adatok kezelése
Az Adatkezelő a Panasztörvény rendelkezései szerint belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére köteles, az Adatkezelőnél felmerülő vagy vélt jogsértések felderítése és megszüntetése érdekében. Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja, mivel az adatkezelés és továbbítás az Adatkezelő jogos érdekének (vagyonát, üzleti titkait, szellemi tulajdonát és üzleti hírnevét, valamint a megfelelő, tiszteleten alapuló és félelem-, valamint megtorlás-mentes munkakörnyezetet veszélyeztető szabálytalanságok megelőzése, feltárása és a felelős személyek felelősségre vonása) érvényesítéséhez szükséges.
A kezelt adatok köre a bejelentő neve, beosztása, elérhetősége (e-mail cím), továbbá annak a neve és beosztása, aki a bejelentéssel kapcsolatos kivizsgálás során a bejelentéssel kapcsolatban meghallgatásra kerül, vagy érdemi információval rendelkezik.
Az adatkezelés időtartama: a személyes adatok tárolása kizárólag addig történik, ameddig a vizsgálat lefolytatása céljából szükséges. A vizsgálat lezárását követően legfeljebb 6 hónapig, illetve amennyibben a vizsgálat alapján további eljárás indul, annak jogerős befejezéséig. A vizsgálat lefolytatásához nem szükséges személyes adatokat a rendszert működtető személy haladéktalanuk törli.
Adattovábbítás: Adatkezelő jogosult ezen adatokat az eljárásban döntéshozatalra jogosultak vagy az Adatkezelő tulajdonosa számára hozzáférhetővé tenni. A fenti eseteken túlmenően jogszabályi előírás alapján az adat hatóság részére történő továbbítására is sor kerülhet.
V. Adatokhoz való hozzáférés, adatok kiadása harmadik személyeknek, az adatok tárolása
V.1. Általános rendelkezések
Adatkezelő gondoskodik az alapértelmezett és beépített adatvédelemről. Ennek érdekében az Adatkezelő megfelelő technikai, szervezési és biztonsági intézkedéseket alkalmaz annak érdekében, hogy:
- az adatokhoz való hozzáférést pontosan szabályozza;
- csak olyan személyeknek engedélyezze a hozzáférést, akiknek az adat feladat elvégzése érdekében szükséges és ekkor is csak azon adatokhoz lehessen hozzáférni, mely minimálisan szükséges a feladat ellátásához;
- az általa megbízott adatfeldolgozókat körültekintően válassza ki és megfelelő adatfeldolgozói szerződéssel gondoskodjon az adatok biztonságáról;
- gondoskodjon a kezelt adatok változatlanságáról (adatintegritás), hitelességéről és védelméről.
V.2. Adattovábbítás, adatfeldolgozás, hozzáférés
Az Adatkezelő törekszik arra, hogy ne adjon ki harmadik személynek Érintetti adatot. Az adatkiadás azonban bizonyos esetekben nem kerülhető el. Adatkezelő elsődlegesen a következő esetekben ad ki adatot harmadik személynek:
- hatóság(ok) felé történő adatátadás: a szerződések létesítésével, teljesítésével és megszüntetésével kapcsolatban az Adatkezelőnek jogszabályi előírásokból fakadó jelentési kötelezettsége keletkezhet. Erre tekintettel a NAV és az OEP felé történik elsődlegesen adatkiadás. Hatósági megkeresésre vagy bűncselekmény gyanújára alapítottan egyéb adatkiadásra is sor kerülhet.
- a KÖNIG cégcsoport hozzáférési jogosultsága: tekintettel arra, hogy az Adatkezelő a KÖNIG globális cégcsoport tagja, bizonyos Érintetti adatokhoz a cégcsoport többi tagjának is lehet hozzáférése. Ezen hozzáférés korlátozott és a szükséges adatokra terjed csak ki, az adatkezelés célja ezekben az esetekben üzleti kapcsolatok kiépítése és lebonyolítása, a teljesítések elszámolása, rendezvények szervezése és azokra való meghívás, valamint közvetlen reklám. Az adatok továbbítása a törzsadatokat, azonosítási adatokat, az üzleti tranzakciókkal kapcsolatos adatokat, valamint a marketing- és eladási adatokat érinti. A cégcsoport egyes tagjai az Európai Unión, illetve az Európai Gazdasági Térségen kívül találhatóak, ezekre az országokra az Európai Unió Bizottsága még nem határozott meg megfelelő adatvédelmi szintet. A cégcsoport mindent megtesz annak érdekében, hogy a továbbított személyes adatok a GDPR-nak megfelelően védettek legyenek.
- kontaktszemély adatok kiadása: a szerződések teljesítéséből fakadóan szükséges lehet az ügyfelekkel, partnerekkel, egyéb személyekkel való kapcsolattartás. Erre tekintettel az Adatkezelő jogosulttá válhat harmadik személyek részére az Érintett céges elérhetőségi adatait (elsődlegesen: név, céges e-mail cím, céges telefonszám, beosztás) kiadni. Ilyen esetekben az alapszerződés rendelkezik arról, hogy az adatok milyen harmadik személy részére kerülnek továbbításra.
A fentiekben meghatározott eseteken kívül is adhat ki az Adatkezelő adatot harmadik személynek, mely adatkiadás a mindenkor hatályos jogszabályi előírásokkal összhangban történhet.
V.3. Adatok fizikai tárolása
Az adatok egy részének kezelése és feldolgozása az Alukönigstahl Kft telephelyén, zárt helységben található szerveren keresztül történik. Az e-mail levelezés tárolása felhő alapon történik a Microsoft felhőszolgáltató által. Az Adatkezelő a személyes adatoknak harmadik országokba irányuló továbbadására vonatkozó alternatív általános feltételek bevezetéséről szóló 2001/497/EK bizottsági határozat értelmében jogosult arra, hogy a KÖNIG cégcsoporton belül a személyes adatokat az Európai Gazdasági Térségen kívüli adatkezelőnek továbbítsa. Amennyiben nem a cégcsoporton belüli adattovábbításról van szó, úgy harmadik országba megfelelőségi határozat, ennek hiányában megfelelő vállalati garanciák, általános adatvédelmi kikötések vagy az adott helyzetre jogszabály által biztosított eltérések, végső soron pedig az Érintett hozzájárulásával kerülhet csak sor. Amennyiben nincs olyan kielégítő mértékű adatvédelmi törvény vagy előírás abban az országban, ahová az Adatkezelő a Személyes adatokat továbbítja, az Adatkezelő maga, vagy a cégcsoport más tagján keresztül biztosítja a hatályos jogszabályokban előírt szigorúságú szerződéses biztosítékokat az adatok védelmére. Az adattovábbítás jogszerűségéért és az adatok biztonságáért az Adatkezelőt teljeskörű felelősség terheli. Az adatvédelmi biztonsági mentés tárolása az Alukönigstahl Kft telephelyén található adattároló eszközökön történik.
V.4. Tárolási idő
Adatkezelő az Érintett adatait a fentiekben, az egyes adatkezelési céloknál meghatározott ideig tárolja, ezt követően az adatok megsemmisítésre kerülnek. Az adatok tárolásának időtartamára a mindenkor hatályos jogszabályi előírások is vonatkoznak.
VI. Adatkezelő által az adatvédelem körében tett intézkedések
Az Adatkezelő mindent elkövet annak érdekében, hogy fizikai, műszaki és szervezeti biztonsági intézkedések alkalmazásával az Érintetti adatokat megvédje, különösen annak érdekében, hogy azokat a véletlen, illetéktelen, törvénytelen megsemmisítése, elvesztése, megváltoztatása, továbbadása, felhasználása, elérése vagy feldolgozása ellen megvédje. Az Adatkezelő a személyes adatokhoz való ismert és az érintettre nézve magas kockázattal járó illetéktelen hozzáférés vagy azok felhasználása esetén haladéktalanul értesíti az Érintettet. Adatkezelő, amennyiben Érintett adatának továbbítása szükséges, gondoskodik a továbbított adatok megfelelő védelméről, például az adatállomány titkosításával. Az Adatkezelő a harmadik személyek által megvalósított Érintetti adatkezelésért teljeskörű felelősséggel tartozik. Adatkezelő megfelelő és rendszeres biztonsági mentésekkel is gondoskodik arról, hogy az Érintett adatai a megsemmisüléssel vagy elvesztéssel szemben védve legyenek.
VII. Az Érintett jogai
Az Érintettet az adatkezelés kapcsán az alábbi jogosultságok illetik meg:
- Átlátható tájékoztatáshoz való jog: Érintettnek az adatkezelést megelőzően és közben is joga van a hozzákapcsolódó (kezelt) adatokról és a magáról az adatkezelési tevékenységről is tájékoztatást kérni és kapni, ennek része a jelen Szabályzat is;
- Tárolt adatokhoz való hozzáférés joga: az Érintett jogosult arra, hogy információt kérjen a róla tárolt adatokról és az adatkezelés egyes elemeiről (különösen: adatkezelés léte, célja, jogalapja, kezelt adatok köre, adatkiadás harmadik személyek részére, adattárolási idő, joggyakorlások módja, jogorvoslati lehetőségek, adatforrás, profilalkotás, automatizált döntéshozatal, garanciák, stb.);
- Helyesbítéshez való jog: téves adat esetén az Érintett kezdeményezheti az adat helyesbítését;
- Törléshez (elfeledtetéshez) való jog: az Érintett kérheti az adat törlését, ha:
- az adatra nincs szükség abból az eredeti célból, amiért azt gyűjtötték, - az Érintett az adatkezelésre vonatkozó hozzájárulását visszavonja
- az Érintett tiltakozik az adatkezelés ellen és nincs más ok, jogalap az adatkezelésre, - az adatkezelés jogellenes
- jogi kötelezettség előírja a törlést, - az adatgyűjtésre információs társadalommal összefüggő szolgáltatás kínálásával kapcsolatban került sor;
- Tiltakozáshoz való jog: közérdekű vagy jogos érdeken alapuló adatkezeléssel szemben az Érintett tiltakozhat; ebben az esetben az Adatkezelő csak akkor jogosult az adatot továbbra is kezelni, ha azt olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, melyek az Érintettel szemben elsőbbséget élveznek, vagy jogi igényérvényesítéshez kapcsolódnak. Közvetlen üzletszerzési célból történő adatkezeléssel szemben bármikor lehet tiltakozni, és tiltakozás esetén az adat nem kezelhető tovább;
- Adatkezelés korlátozásához való jog: jogellenesen kezelt adatok esetén, illetve a jogszabály által megengedett egyéb esetekben az Érintett kérheti az adatkezelés korlátozását;
- Adathordozhatósághoz való jog: automatikus adatfeldolgozással kezelt, hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló adatkezelés esetén az Érintett jogosult az általa megadott adatok kiadását kérni tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban, amelyet tetszés szerint továbbíthat;
- Visszavonás joga: az Érintett az adatkezeléshez adott hozzájárulását bármikor visszavonhatja.
Érintett fenti jogaival bármikor élhet. Az erre irányuló kérelmet az Érintett adatvedelem@alukoenigstahl.hu e-mail címre vagy az Adatkezelő 1047 Budapest, Baross u. 91-97. szám alatti postacímére küldheti meg írásban. Adatkezelő tájékoztatja az Érintetteket, hogy a hatályos jogszabályi előírások értelmében adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem köteles. Adatkezelő jogosult az Érintett beazonosítására a válaszadást megelőzően (annak ellenőrzése érdekében, hogy a kérés az arra jogosulttól származik-e). Az Érintett Adatkezelő által nyilvántartott e-mail címéről beérkező megkereséseket Adatkezelő úgy tekinti, hogy az az Érintettől származik. Egyéb formában beérkező kérések esetén Adatkezelő jogosult az Érintettet más módon hitelesíteni (pl. megadott telefonszámon szóban érdeklődni az írásbeli kérelem valóságtartamáról, szóbeli felkérésre írásbeli megerősítést kérni, vagy más, megfelelő beazonosítást kezdeményezni). Az Adatkezelő a beérkezett kérelmeket megvizsgálja, és azokat haladéktalanul, de nem később, mint egy hónapon belül – kivételes esetben a jogszabály által megengedett ennél hosszabb határidőben – elintézi, vagy azt (indokolással ellátva) elutasítja. Adatkezelő a döntés eredményéről az Érintettet írásban tájékoztatja. A kérelem elintézése díjmentes, kivéve a megalapozatlan vagy túlzó kérelmeket, melyek elintézéséért az Adatkezelő az adminisztratív költségeinek megfelelő, ésszerű mértékű díjat számíthat fel.
Érintett az adatkezeléssel szemben bármikor élhet észrevétellel, panasszal az Adatkezelőnél a fent megadott elérhetőségeken (adatvedelem@alukoenigstahl.hu e-mail címen, vagy a 1047 Budapest, Baross u. 91-97. levélcímen). Ezen kívül Érintett a sérelmezett adatkezeléssel szemben jogosult bírósági eljárás megindítására is az Adatkezelő székhelye vagy az Érintett lakóhelye szerinti bíróságon, mely eljárás illetékmentes és melynek során a bíróság soron kívül jár el. A fentieken túlmenően panasszal is élhet a Nemzeti Adatvédelmi- és Információszabadság Hatóság előtt. Az adatkezelés során biztosítani kell az adatok pontosságát, teljességét és - ha az adatkezelés céljára tekintettel szükséges – naprakészségét. Erre tekintettel Adatkezelő kéri az Érintettet, hogy bármely, az Adatkezelő által rögzített személyes adatában bekövetkezett változásról az Adatkezelőt a lehető leghamarabb tájékoztatni szíveskedjen.
Budapest, 2023.12.08
